プロジェクトマネジメントで成功をつかむ – 重点分野、重要な特徴、ビジネスにおけるプロジェクトベースの仕事の役割の拡大

ギザのピラミッド建設はプロジェクトだった。このように、企業単位ではなくプロジェクトベースの仕事は古代エジプトの時代から存在していた。 それは、製品やサービスを創造し、変化させるために行われる取り組みである。そのプロセスには、プロジェクトの開始から完了までを行うこと。決められた制約の中で利害関係者を満足させながら、その進捗を監視する。

ベイン・アンド・カンパニーの調査によると、2027年までにほとんどの仕事は企業単位ではなくプロジェクト・ベースになるという。どの業界であるかは関係ない。プロジェクト・マネジメントは、エンジニアリングや情報技術、ヘルスケア産業などでよく使われている。情報技術やヘルスケア産業でさえもだ。

この記事では、プロジェクトマネジャーが気をつけるべき重要な領域と、優れたプロジェクトマネジャーが持つ特徴について説明する。また、プロジェクトベースの仕事への関心が高まっていることや、人気のある企業がプロジェクトベースの仕事でどのような成果を上げているのかについても説明する。それでは、プロジェクトマネージャーが注力すべき重要な分野に飛び込んでみよう。

 

1. アクティビティ、リソースプランニング、スケジューリング：

この領域は、プロジェクトマネジャーがプロジェクトのスクープを理解し、必要なリソースを分割し、活動を構成するためのものである。また、アクティビティ間の順序と関係を定義し、期間を評価する。

ここでプロジェクトマネジャーは、さまざまなプロジェクト管理ツールや戦術を使うことができる。ワーク・ブレークダウン・ストラクチャーは、そうした便利なツールのひとつだ。これは、複雑な活動を小さなタスクに分解するために使われる。今後、プロジェクトマネジャーは、タスクを実行するツールとしてスケジューリングを使うべきである。

 

2. コスト見積もりと予算策定

コストの見積もりと予算策定は、プロジェクトマネージャーが次に注力すべき重要な点である。これには、プロジェクト遂行に必要なすべての資源や設備のコストを予測することが含まれる。正確なコスト見積もりと予算策定は、プロジェクトが財政制約下に収まることを保証するのに役立つ。また、予算が正確であり続けるように、そしてプロジェクトの最終目標に適切であるように、予算を更新し、見直すことも重要である。

 

3. プロジェクトチームの編成と動機づけ

 

計画フェーズの後、プロジェクトマネジャーはチームのモチベーションを高め、プロジェクトチームを組織することにも注力すべきだ。そのためには、プロジェクトチームがオープンになれる環境を整え、S.M.A.R.T.な目標を設定、明確にし、彼らの能力が信頼されていることを再認識させる必要がある。失敗を罰することと、失敗に対応することの違いを理解しているのも重要だ。優れたプロジェクトマネージャーは、罰するのではなく、失敗をインスピレーションをもたらす手本や手段として変えることができるはずだ。

 

4. 時間管理のコントロール

 

プロジェクトマネジメントの次の重要な点は、時間管理のコントロールである。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの時間管理をコントロールすることに集中しなければならない。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了させるために必要な時間を見極め、適切に割り当てることができなければならない。

 

5. 進捗状況のモニタリング

進捗状況をモニタリングすることは、計画や実行と同じくらい重要である。これにより、問題を早期に発見し、複雑な混乱状況に陥る前に解決策を確立することができる。

 

6. プロジェクトリスクの分析と管理

プロジェクトのリスクを分析し、管理することもプロジェクトマネジャーの重要な仕事である。リスクの分析では、リスク事象によってプロジェクトの成果や最終ゴールがどのように変化し、影響を受けるかを評価する。リスクを特定した後、さらに分析を行い、プロジェクトに与える定性的、定量的影響を測定する。そうすることで、プロジェクト成果に対するリスクの影響を積極的に削減したり、軽減したりするために必要な措置を講じることができる。

 

7. 報告書と必要書類の管理

効果的なコミュニケーションとコラボレーションを実現するためには、必要な報告書や文書を管理することが重要である。これはプロジェクトを管理する上で非常に重要な側面である。これらの文書は、説明責任と透明性を提供するのに役立つ。これは、コミュニケーションとコラボレーションに力を与える。また、これらの報告書を更新することで、プロジェクトの進捗状況や成果を確認することもできる。

 

8. 顧客満足の確保

顧客満足の確保も、プロジェクトマネジャーが管理すべき非常に重要な側面である。顧客から必要なフィードバックを求め、フィードバックに応じて必要な調整を行う。顧客満足度を向上させるために、プロジェクトマネージャーは顧客の視点を常に念頭に置く必要がある。プロジェクトマネージャーは、どのような変更が必要なのかを見極めることができなければならない。プロジェクトマネージャーは、積極的にフィードバックを集め、それを維持する必要がある。この継続的な改善のためのプロセスをきちんと計画することが、プロジェクトマネジャーの顧客満足度を高めることにつながる。そうすることで、顧客と長期的なビジネス関係を築くことができるのだ。

 

優れたプロジェクトマネージャーが持つ特徴

どのような業種であっても、プロジェクト・マネージャーは業務を管理するために必要な人材です。プロジェクトマネジャーに求められる最も重要な特徴についてお話ししましょう。

 

リーダーシップ・スキル

プロジェクトマネジメントを成功させるには、効果的なリーダーシップスキルが必要です。プロジェクトを監督するプロジェクトマネジャーが、プロジェクトの開始から終了までチームを効率的にリードできるように。優れたリーダーであるということは、チームのモチベーションを高め、素晴らしい成果とパフォーマンスを出させることができる人であることを意味します。また、チームメンバーの長所と短所を見極める能力も必要です。そうすれば、メンバーのやる気を引き出し、正しい方向に導くことができる。また、効果的にプロジェクトを終わらせることもできる。

 

コミュニケーション

リーダーは優れたコミュニケーターでもあり、プロジェクト・マネージャーはプロジェクトの最初から最後までを監督する人だ。プロジェクトの成功は、この人物に大きく左右される。迅速なコミュニケーションスキルがなければ、プロジェクトを台無しにしてしまう可能性もある。ですから、採用の前に、コミュニケーションは評価すべきスキルのひとつです。

 

オーガニゼイション・スキル

最も効率的なプロジェクトマネージャーは、強い組織的センスを持っている。そのため、スケジュールを管理し、リソースを活用し、タスクに集中することができる。しかし、組織能力は生まれつきのスキルではありません。ですから、エントリーレベルのプロジェクトマネージャーを採用する際には、適切な育成を行う必要があります。

 

問題解決

一般的に、プロジェクトマネージャーは問題解決に長けていなければならない。プロジェクトを率いている間は、チームメンバーの問題を含め、さまざまな問題に直面することになるからだ。つまり、問題解決能力に長けているということは、プロジェクトやチームメンバーのマネジメント能力にも長けているということなのだ。

 

適応性

プロジェクトマネジャーは高い適応力を持つべきである。プロジェクトが複雑になればなるほど、プロジェクトマネージャーは困難や変化に直面する。そのため、順応性が高いことで、状況を調整し、対応し、状況に応じた行動をとることができる。

 

権限委譲（デリゲーション）

すべてのプロジェクトマネジャーが持つべき必須スキル。適切なタイミングで適切な人に適切なタスクを割り当てることができるのは、プロジェクトを成功に導くために欠かせないスキルだ。効果的な権限委譲は、プロジェクトの成功率を高める。つまり、プロジェクトマネージャーはチームメンバーのスキルにアクセスできなければならないのです。また、プロジェクトが最も効率的な方法で展開されるよう、チームメイトの能力を信頼することも必要です。

 

細部へのこだわり

プロジェクトの進捗状況を把握しながら、設定された制約に沿うようにプロジェクトをリードし、利害関係者の満足を確保する能力は、細部への細心の注意を必要とするものであり、1人を採用するとさいに、これらの能力を試すことになる。

 

チームビルディング

プロジェクトマネージャーはリーダーであると同時に、優れたチームビルダーでもある。チームを管理・構築することも、優れたプロジェクトマネジャーが持つべき責任である。プロジェクトを成功裏に終わらせるためには、プロジェクトマネージャーはチームメンバーの熱意、モチベーション、そして楽しさを維持する能力が必要です。

 

熱意

もしプロジェクトマネジャーが自分の仕事に熱意を持っていなければ、彼らの率いるプロジェクトは質の低いものになる可能性がある。彼らはチーム全体のモチベーションを維持する責任も担っているため、情熱を失わないためには、自発的で熱心である必要がある。熱意あるプロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームを自分たちの交響曲に変えてしまう。そうやって彼らは、チームの努力と燃えるような熱意で素晴らしい結果を出すのです。

 

プロジェクトベースの仕事への関心の高まり

すでに述べたように、プロジェクト・マネジメントの人気は飛躍的に高まっている。ビジネス・プロセスや業務がますます複雑化する中、企業はこれらを遂行するためにプロジェクト・ベースの仕事を採用するようになっている。そのため、優秀で効率的なプロジェクトマネジャーの需要は急速に高まっている。建設、エンジニアリングから広告、マーケティングに至るまで、ほとんどすべての業界がプロジェクトベースの仕事を受け入れ始めている。

プロジェクトベースの仕事が拡大するにつれ、あらゆる業界で優秀なプロジェクトマネジャーの需要が高まっている。このように関心が高まっている背景には、いくつかの理由がある。そのひとつが俊敏性と柔軟性だ。世の中のあらゆる人間機能が高速化するにつれて、実行においてエレガントであることも同様に重要になってきている。柔軟性と計画性を高めることで、企業は市場の変化や顧客のニーズに的確に対応できるようになる。また、ビジネス戦略を調整し、技術の進歩に対応することもできる。

それ以外にも、プロジェクト管理は仕事の説明責任と可視性を高める。プロジェクトベースの仕事では、モニタリングやコントロールも強化される。競争と限られた資源は、前向きな変化をもたらすために、より正確で、効率的で、迅速な測定を必要とする。

 

優れたプロジェクトマネジャーは何を達成できるか？

なぜプロジェクトマネージャーを雇い、プロジェクトベースの仕事をビジネスに取り入れるべきなのか？優れたプロジェクト・マネジメントが何を達成できるのか、世界の人気企業がどのように成功しているのかを覗いてみよう。

上記のスキルを持つプロジェクトマネージャーがプロジェクトを監督することで、以下のことが可能になる。

  • 効率を高める： プロジェクトマネージャーは、様々なテクニックを使ってプロセスを合理化し、無駄を省くことでチームの効率を高め、リソースのスキルを最適化することで、限られた時間と予算の中でより良い成果を上げることができる。
  • 調和的でコラボレーションを促進： 彼らは優れた協力者であるだけでなく、コラボレーションとチームワークを促進する。彼らはこれを武器に、プロジェクトの効率をエレガントに押し上げてくれる。
  • 決して納期を見過ごさない： 優れたプロジェクトマネジャーは、時間とリスクの管理にも長けている。そうやって彼らは納期を守るのだ。
  • クライアントの満足： 上記のような資質を持つプロジェクトマネージャーは、クライアント重視の傾向があり、何よりもクライアントに満足してもらうことを好む。
  • 予算の適切な活用： 予算を効率的に活用するために、無駄を最小限に抑え、資源を適切に配分する財務テクニックを実行する。

では、世界の人気企業がプロジェクト・ベースの仕事で何を成し遂げたのか、その例をいくつか紹介しよう。

 

Toyota

自動車業界では有名な企業。また、厳格なプロジェクト管理の実践でもよく知られている。これは、効率を最大化し、無駄を省きながら品質を提供することに焦点を当てた原則である。

 

NASA

NASAでは、正式なプロジェクト管理手法、リスク管理手法、詳細なプロジェクト計画を用いている。これは、これらのプロジェクトが困難で非常に複雑であるため、遂行を成し遂げることを確実としている。

 

Google

最もアジャイルなプロジェクト管理システムとして、迅速な実行と反復の速さで高い評価を得ている。これにより、コラボレーションによる継続的な改善が確実になり、イノベーションが促進される。

 

Amazon

Eコマースの巨人は、その結果重視のプロジェクト管理手法で最もよく知られている。そのおかげで、市場や顧客のニーズの変化に素早く対応し、適応できる最も順応性の高い企業になることができた。

 

Microsoft

彼らには確立されたプロジェクト管理のフレームワークがある。マイクロソフト・ソリューション・フレームワーク（MFS）と呼ばれるものだ。これによって、厳格に制約された予算と時間の中でソフトウェア・プロジェクトを提供することができる。

 

まとめ

プロジェクトベースの業務が、お客様のビジネスの可能性を最大限に引き出せることをご理解いただけたと思います。ポリゴンテクノロジーでは、事前に選抜された世界トップクラスのプロジェクトマネージャーを、自由に採用することができます。ポリゴン テクノロジーのチーム・アズ・ア・サービス（IT人材派遣）をご利用いただき、専任のプロジェクトマネージャーを配置することで、ビジネスを効率化することができます。ポリゴンテクノロジーにお任せいただき、お客様のビジネスを技術的な変革で次のレベルへ導くことに専念してください。